Serviceportaal
Lees dit en andere interessante verhalen in ons magazine BCT Infolutie!
DOWNLOAD MAGAZINE

Never change a winning team: succescombinatie Infomat en BCT

Dots

Infomatlogo infomat en BCT staat gelijk aan ERP en DMS plus slimme factuurverwerking. Twee innovatieve organisaties vullen elkaar uitstekend aan en bieden hun gezamenlijke klanten het beste van twee werelden. Al 15 jaar een succescombinatie.

Achtergrond

Infomat ontwikkelt en implementeert oplossingen voor diverse organisaties (KMO/MKB, grote bedrijven, retailbedrijven, non-profit en specifieke branches). De belangrijkste focus ligt op de modulair opgebouwde ERP-applicaties DIMASYS|ENT (enterprise) en DIMASYS|WKG (workgroup) die zich vooral richten op handelsbedrijven (groothandel en retail), multi-site omgevingen en serviceondernemingen. Daarnaast biedt Infomat een reeks aan gerelateerde bedrijfsapplicaties, waaronder e-commerce, CRM en Enterprise Information Management. En voor deze laatste categorie trekt het van oorsprong Belgische bedrijf al sinds 2004 samen op met BCT. Infomat biedt haar klanten in aanvulling op DIMASYS en voor het vergroten van de toegevoegde waarde het document management systeem (DMS) Corsa en de server based oplossing voor factuurverwerking van BCT.

Marktbehoeften

De klantenkring van Infomat, met vestigingen in België en Nederland, is veelzijdig en divers. Het bedrijf is namelijk specialist in verschillende branches. Toch hebben de klanten voor een groot deel dezelfde drijfveer: het verbeteren van de dienstverlening. Soms betekent dat het stroomlijnen van logistieke of productieprocessen, maar het kan ook de uitbreiding van de verkoopkanalen zijn met een krachtige geïntegreerde e-commerce omgeving. Om aan alle uitdagingen invulling te kunnen geven, hebben deze ondernemingen een flexibel, schaalbaar en toch robuust ERP-systeem nodig. DIMASYS voorziet in deze behoefte.

Impuls voor productiviteit

Stephan van Bulck (Infomat)

“Essentiële bedrijfsprocessen zoals verkoop, bestellingen, voorraadbeheer, magazijnbeheer of complete WMS, service & maintenance, productie, financiële administratie en e-business worden op deze manier ondersteund”, legt Stephan Van Bulck uit. Van Bulck is mede-eigenaar van Infomat en commercieel directeur. “In aanvulling hierop hebben we oplossingen en apps voor mobiele gebruikers ontwikkeld, zodat bijvoorbeeld sales en servicemedewerkers altijd en overal hun werk kunnen doen. En zo blijven we feedback van gebruikers vertalen naar nieuwe functionaliteiten die enerzijds hun werk aantrekkelijker maken en anderzijds een impuls zijn voor de productiviteit.”

Lees dit en andere interessante verhalen in ons magazine BCT Infolutie!

DOWNLOAD MAGAZINE

Naadloos integreren

Al snel ontstond er bij DIMASYS-gebruikers een behoefte voor een digitaal archief, gekoppeld aan het ERP-systeem. Voor Infomat was dat het sein om naar een stabiele technologiepartner om te zien voor document management functionaliteit. “We focussen ons echt op ERP en we beschikten niet – destijds niet en nog steeds niet – over de juiste kennis en middelen om een compleet DMS te bouwen. Dat laten wij graag aan experts over. We zochten dus een partner, die een document management systeem kon leveren dat naadloos te integreren was met onze eigen architectuur”, aldus Van Bulck. Langdurige, complexe en kostbare implementaties en koppelingen, daar zit niemand op te wachten.

Hands-on mentaliteit

Het is dan ook niet vreemd dat Infomat en BCT elkaar via Progress Software hebben leren kennen. Beide technologiebedrijven bouwen hun oplossingen op basis van de ontwikkelsoftware en database van Progress. Dit betekent in ieder geval dat de oplossingen van Infomat en BCT eenvoudig te koppelen en te integreren zijn. “Los daarvan passen de ondernemingen uitstekend bij elkaar”, vult Ralph Mastenbroek aan, business unit manager bij BCT. “Dat was in 2004 zo, toen de samenwerking begon, en dat is nog steeds zo.” BCT en Infomat zijn open en transparante ondernemingen die een hands-on mentaliteit hanteren. Infomat maakt in korte tijd een sterke groei door. “De organisaties lijken erg op elkaar. We begrijpen van elkaar wat er nodig is om succesvol te zijn, om elkaar succesvoller te maken. Dat is de reden dat we nu al zo’n 50 gezamenlijke klanten mogen noteren”, aldus Mastenbroek.

Koppeling

De koppeling tussen ERP en DMS is van groot belang. Vanuit de ERP-omgeving zijn bijvoorbeeld digitale dossiers over tal van objecten direct toegankelijk. Denk hierbij aan het invoeren van een order van een klant in het ERP-systeem; dan is het handig als je daar meteen de bijbehorende mail of (digitale) bestelbon aan kunt koppelen en die kunt opslaan in het DMS. Maar denk ook aan de mogelijkheid van het ondertekenen van transactiedocumenten (pakbonnen of zendnota’s) door de klant, bij leveren of afhalen. Het werkt erg efficiënt als je deze vanuit de ERP-oplossing kunt opvragen en eventueel weer doormailen in geval van een dispuut. In het verlengde hiervan is het goed mogelijk dat je prestatierapporten nodig hebt uit het DMS wanneer medewerkers reparaties uitvoeren. En als het nodig is kan de klant deze rapporten ondertekenen voor akkoord, via een mobiel device.

Factuurverwerking

Bovendien kan men in het stambestand van een klant aangeven of die specifieke bijlagen aan zijn factuur vereist, zoals de afgetekende pakbon. In dat geval zal DIMASYS tijdens het facturatieproces automatisch uit Corsa de vereiste documenten ophalen en automatisch toevoegen als bijlage bij de factuur.

Naast het DMS profiteren de klanten van Infomat van de server based oplossing voor de inkoopfactuurverwerking. Van Bulck daarover: “Al onze klanten die dit zien, willen het gebruiken, daar het enorme efficiencywinst biedt. Inkoopfacturen worden middels de regelherkenning omgevormd in een XML bestand dat wij nadien door de DIMASYS e-matching module laten lopen waardoor facturen met vaak honderden lijnen automatisch worden gecontroleerd en de gebruiker gewezen wordt op welke lijn(en) er mogelijke verschillen zijn.”

Succescombinatie

In ieder type organisatie worden talloze verschillende documenten gebruikt. Vergeet hierbij niet de stroom binnenkomende documenten, zoals facturen. Met DIMASYS in combinatie met BCT-software kun je deze documenten direct digitaal verwerken óf inscannen en automatisch laten herkennen. “Dit komt ten goede aan de productiviteit en efficiency van een onderneming. We kunnen dan ook met recht spreken van een succescombinatie”, besluit Van Bulck.

DOWNLOAD MAGAZINE